e-Deftere nasıl geçilir ve e-Deftere geçmenin avantajları nelerdir?

HABER-ARTİN ŞİRİNPINAR

e-Defter’de geri sayım başladı 

e-Defter mükellefleri için geri sayım başladı. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in yayınladığı Vergi Usul Kanunu (VUK) 509 sıra nolu genel tebliğine göre, 2020 yılında e-Fatura’ya geçen mükellefler ile bağımsız denetime tabi olan şirketlerin, 1.1.2021 tarihine kadar e-Defter geçişlerini tamamlamış olmaları zorunludur. e-Defter uygulamasına geçmek zorunda olduğu halde geçmeyen mükelleflerin hakkında, VUK’da öngörülen cezai hükümlerin uygulanacağı açıklanmıştır. Ayrıca yapılan açıklamada, kamu kurum ve kuruluşlarının e-Defter sürecine geçmelerinin isteğe bağlı olduğu da ifade edilmiştir. 

e-Defter nedir? 

“e-Defter”, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in istediği format ve standartlara uygun olarak, işletme defterlerinin elektronik ortamda e-belge olarak hazırlanmasıdır. VUK (Vergi Usul Kanunu) ve TTK (Türk Ticaret Kanunu)’na göre, tutulması zorunlu olan defterlerin; elektronik defter olarak hazırlanması, elektronik ortamda kaydedilmesi ve elektronik ortamda 10 yıl boyunca saklanması zorunludur. Bu süre zarfında, kanunen tutulması zorunlu olan “yevmiye ve büyük defterleri” kapsayan e-Defterlerin; değiştirilmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması zaruridir. 

Özellikle son 6 yıldır,  e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye, e-SMM gibi e-Belge uygulamaları Türk iş dünyasının merkezine oturmuştur. İşletmeler tüm e-Dönüşüm süreçlerini, özel entegratör firmalarının arasında yer alan lider özel entegratör Uyumsoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri AŞ ile başarıyla yönetmektedir. Türkiye’nin inovasyon lideri olan Uyumsoft AŞ, 24.’cü yılında 30 binin üzerindeki yerel ve global müşterisinin uçtan uca dijital dönüşümünü sağlamaktadır. Uyumsoft’un ürün ailesinde, e-Belge e-Uyum (e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-O-Defter, e-SMM, e-İrsaliye ve diğer tüm e-Belgeler) uygulamaları ile Kurumsal Kaynak Planlama uyumERP (bulut, mobil), Müşteri İlişkileri Yönetimi uyumCRM (bulut, mobil), İnsan Kaynakları Yönetimi uyumHRM (bulut, mobil), Ticari Paket Yazılımlar, ekoTicari (Kobi’lerin ERP’si), ekoHR, ekoSMMM (Mali Müşavir Yazılımı), ekoCari (Ön Muhasebe Ticari Paket Programı), Banka Bakiyem, uyumYEDEK, uyumİYS AHTAPOT dahil 30’u aşkın yazılım ürünü bulunmaktadır. 

e-Deftere nasıl geçilir ve e-Deftere geçmenin avantajları nelerdir? 

Öncelikle bilinmesi gereken konu, mükellefler e-Defter başvurularını www.edefter.gov.tr web sitesinden yapmaktadırlar ve burada istenen belgeler hakkında bilgi verilmektedir. Örneğin, e-Defter başvuru formunun ve taahhütnamesinin imzalı aslı lazımdır. Yine, tüzel kişiler için formu imzalayan kişinin, kurumda yetkili olduğunu kanıtlayan şirket imza sirkülerinin ve noterden tasdikli örneğinin olması gereklidir. Başvurular yapıldıktan sonra, kuruma ait mali mühür ile onaylanması lazımdır. Nitekim, e-Defter uygulamasına geçecek olan mükellef; gerçek kişi ise e-imza veya mali mühür ile; tüzel kişi ise mali mühür ile başvuruda bulunacaktır. Diğer önemli bir konu da mükelleflerin, e-Defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza etmek ve istenildiğinde ibraz etmek için kullandıkları programın, uyumluluk onayı almış olması önemlidir. Kısaca e-Defter mükellefleri, e-Defter sürecini yönetmek ve saklama hizmeti için, Uyumsoft AŞ’nin aralarında bulunduğu özel entegratörlerden birisi ile anlaşma yaparak, tüm süreci başarıyla yönetecektir. Özel entegratörler ile çalışmanın sayısız faydaları vardır ki, örneğin Uyumsoft’un e-Defter uygulaması ile elektronik defterler oluşturulduktan sonra, hata ayıklama seçeneği sayesinde, olası hataların ayıklanmasının sağlanması mümkündür. 

Diğer e-Dönüşüm uygulamalarında olduğu gibi, e-Defter’e geçmenin de büyük avantajlarından birkaçına değinecek olursak; e-Defter sayesinde tüm süreç elektronik ortamda yönetildiğinden, evrağın istenildiğinde hızlıca ulaşılması ve güvenli şekilde 10 yıl saklanması gerçekleşir. Kağıt, baskı, noter gibi masraf kalemleri olmadığından hem paradan, hem zamandan tasarruf edilmiş olunmaktadır. 

Dikkat! e-Defterler dijital ortamda 10 yıl boyunca saklanmalıdır 

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan tebliğde, e-Defter mükelleflerinin, elektronik ortamda hazırladıkları e-Defterlerinin, yine elektronik (dijital) ortamda 10 yıl boyunca saklamalarının zorunlu olduğu açıklanmıştır. Bu süre zarfında da, e-Deftere ait olan kayıtların içeriğinin ve bütünlüğünün bozulmaması zorunludur. Eğer, e-Defter kayıtlarının saklanmasında olası bir sorun ile karşılaşılırsa, üç iş gününde GİB’e bildirilmesi gereklidir. Bir diğer konu ise, 09.10.2020 tarihinde GİB tarafından yapılan açıklamaya göre, e-Defter dosyaları ile berat dosyalarının 2.’ncil kopyalarının GİB’in bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunluluğu getirilmiştir ve mükellefler bu konuya ilişkin duyurudaki kılavuzu inceleyerek bilgi edilebilirler. Ülkemizin lider özel entegratörü Uyumsoft AŞ, uyumYEDEK ürünü ile, mükelleflerin bilgisayarındaki defter beratlarını, GİB’in sistemine otomatik olarak aktarmaktadır, firmaların manuel olarak GİB’in sistemine 2.’ncil kopyaları yüklemesine gerek bulunmamaktadır. Dijital dönüşümün gizli kahramanları olan mali müşavirler, e-Defter yükleme sürecinde ve sürecin uçtan uca yönetilmesinde Uyumsoft e-DefterVIP hizmetinden yararlanmaktadır.